17.11.2021

GDPR-kompatibel håndtering av leads

Leads Escalation System er en plattform som effektiviserer oppfølgingen av kundehenvendelser. Plattformen systematiserer alle leads og sikrer at de holdes varme. Vi er 100 % GDPR-compliant, og med vårt system kan du være trygg på at dine leads behandles på en sikker måte.

GDPR-kompatibel håndtering av leads

Vi har bransjeløsning for bank, eiendom og forsikring - men systemet er ikke begrenset til dette. Leads Escalation System er et godt verktøy for alle bedrifter med behov for rask behandling av leads.

Får mer igjen for dine leads med Leads Escalation System

Vi i Proxima Code vet at et problem i flere bransjer er at man ikke får nok ut av sine leads. Leads følges ikke opp godt nok, og man ender fort opp med å ikke få noen gevinst. Dette kommer gjerne av at man har ugunstige systemer og rutiner for håndtering av kundehenvendelser. Derfor har vi utviklet Leads Escalation System.

Med Leads Escalation System kan du være sikker på at dine kundehenvendelser håndteres på en effektiv måte. Leads Escalation System er en brukervennlig og fleksibel portal. Systemet kan tilpasses ulike situasjoner og virksomheter. Våre kunder får enkelt tilgang til systemet, og kan både registrere og motta tips på mobile enheter. Leadshåndtering har aldri vært enklere, mener vi.

Hva er leads?

Leads er enkelt forklart personer som har vist interesse for dine produkter og tjenester. Altså er dette en potensiell kunde som kan ha stor verdi for din virksomhet. Når en person registreres som et lead, har du vedkommendes kontaktinformasjon og kan kontakte dem for å gi et tilbud.

Flytting av leads mellom bank, eiendom og forsikring

I bank-, eiendoms- og forsikringsbransjene foregår det et tett samarbeid. Det er en klar sammenheng mellom tjenestene som tilbys i de tre bransjene; kunder har gjerne behov for flere samtidig. Det er ingen tvil om at det kan ha stor verdi å flytte leads mellom disse bransjene.

Med Leads Escalation System kan bankrådgivere, forsikringsrådgivere og eiendomsmeglere sende tips til hverandre. For eksempel kan flytting av leads fra bank til eiendomsmegler forekomme når en kunde kontakter banken og ønsker finansieringsbevis i forbindelse med kjøp eller salg av bolig. Bankrådgiveren kan da spørre om kunden ønsker å bli kontaktet av en dyktig eiendomsmegler. Dersom kunden sier ja, kan bankrådgiveren legge hen inn som et lead i Leads Escalation System. Med kundens samtykke videreformidles tipset til megleren, som da potensielt får en ny kunde.

Slik fungerer det

  1. Eiendomsmegler, bankrådgiver, forsikringsrådgiver eller annen bruker registrerer et lead i systemet.
  2. Systemet innhenter samtykke via SMS, BankID eller andre løsninger. Ved bruk av SMS bes kunden svare «ja» dersom de ønsker å bli kontaktet.
  3. Mottatt samtykke registreres i systemet.
  4. Leadet sendes videre til riktig mottaker.
  5. Vi har en forhåndsdefinert liste med mottakere i systemet. Følger ikke første mottaker opp leadet, overføres det automatisk til neste mottaker. Slik fortsetter det helt til leadet tas tak i.
  6. En mottakeren behandler leadet og bestemmer hvorvidt et tilbud skal gis.
  7. Kunden mottar et tilbud.

Leadsflyt i egne salgskanaler

I tillegg til å håndtere leads som kommer inn fra samarbeidspartnere, er Leads Escalation System et nyttig verktøy for systematisering av leads fra egne kanaler. En bedrift har gjerne kontakt med kunder på mange ulike måter. Kanskje har du registreringsskjema på nettsiden, kundekontakt på telefon og lignende. Det kommer ofte inn mange leads i løpet av en dag, og et godt system gjør det enklere å ha kontroll på dem.

Med Leads Escalation System får du også innsikt i hvordan de ulike kanalene dine kan optimaliseres. Resultatene av dine kampanjer, annonser og lignende kan trackes inn i vårt system, slik at du får full oversikt over resultatene.

GDPR og håndtering av leads

I 2018 ble GDPR et tema i Norge, da ny personopplysningslov ble innført. Loven regulerer behandling av personopplysninger, og medfører en rekke plikter for bedrifter som samler inn og bruker slik informasjon. Behandling av personopplysninger er naturligvis et relevant tema når det kommer til leads. Med Leads Escalation System kan du være sikker på at alle GDPR-regler blir ivaretatt.

Privatpersoner har blant annet rett til innsyn i lagring og behandling av egne personopplysninger. Ved etterspørsel skal de kunne få dataene som er registrert på dem. Videre skal opplysningene slettes dersom personen ber om det. Dessuten stilles det krav til at virksomheten ikke ha dataene lagret lenger enn det som er nødvendig for at man kan behandle dem.

Våre rutiner gjør at vi er 100 % GDPR-compliant. Vi anonymiserer alle data om leads senest 90 dager etter de er ferdig behandlet. Ferdigbehandlede leads går over til virksomhetens system, som meglersystem eller bankens CRM-system. Vi har også mulighet til å anonymisere data direkte etter forespørsel fra privatpersonen. Bruker personen «slett meg»-funksjonen til en av våre bedriftskunder, slettes dataene også hos oss.

Bedriften har et ansvar

Våre systemer legger til rette for riktig behandling av personopplysninger. I møte med kundene våre kommer vi også med råd og informasjon om hva som er beste praksis. Til syvende og sist er det likevel bedriften selv som har ansvaret for å gå gjennom sine prosesser og sørge for at disse er GDPR-kompatible.

Som regel har større bedrifter advokater som tar seg av vurderinger som omhandler hvor strenge prosesser man trenger. I noen tilfeller kan det faktisk være aktuelt å droppe innhenting av samtykke – eksempelvis dersom man selv sitter fysisk sammen med kunden, som gir samtykke på stedet. Da er det ikke nødvendig å innhente samtykke en ekstra gang via SMS og lignende. Dette kan vi enkelt overstyre i Leads Escalation System når våre kunder ber om det.

Færre leads, men flere konverteringer

Samtykkekravet har har ført til store endringer for virksomheter som håndterer leads. Tips kan ikke sendes videre i systemet før samtykke er registrert, og det er naturligvis ikke alle som svarer «ja» når de får spørsmål om hvorvidt de ønsker å bli kontaktet. Dermed har antall leads som sendes gjennom systemet blitt lavere enn før. Samtidig har riktignok konverteringene økt betraktelig!

Utviklingen demonstrerer at det ikke er mengden leads som er avgjørende, men snarere kvaliteten på dem. Vi ser nå viktigheten av å behandle leads på riktig måte, slik at de blir gode.

Hold dine leads varme med gode systemer

I håndtering av leads er det viktigste at de holdes varme. De må håndteres så fort som mulig, av riktig person. Dersom et lead ikke følges opp raskt, ser vi at kunden som regel går over til en konkurrerende virksomhet.

Et godt system for håndtering av leads sørger for god oppfølging. Leads Escalation System sender tipset videre til neste person i systemet dersom det ikke tas tak i innen rimelig tid. Tar heller ikke denne personen affære, sendes leadet til neste i rekken. Dermed blir ikke leads liggende uten at det skjer noe.

Vi har også sett verdien i å forberede kunden på at de vil bli kontaktet. Det er ulike måter å gjøre dette på – for eksempel kan budskapet i SMSen som går ut til kunden tilpasses. Er

kunden mentalt forberedt og innstilt på å få et tilbud, er sjansen for konvertering større. Med dette får også virksomhetens rådgivere mer igjen for ringejobben.

Sikkert system for håndtering av leads

I den digitale sfæren dukker det stadig opp nye trusler, og vi i Proxima Code må hele tiden være på ballen når det kommer til sikkerhet. Vi har inngått en avtale om hosting i en sikker, skybasert servertjeneste. Med dette har vi en tredjepart som sørger for at alt er oppdatert til nyeste versjon.

Vårt Leads Escalation System sikkerhetstestes kontinuerlig. Med gjennomganger, revisjoner og penetrasjonstesting sjekker vi at alle servere, APIer, nettsider og så videre er så sikre som mulig. En penetrasjonstest innebærer at vi tillater en ekstern aktør å forsøke å hacke våre systemer, slik at vi kan avdekke eventuelle sikkerhetshull. Vi kan med stolthet si at Leads Escalation System har bestått testen hver gang.

Ønsker du en demo?

Du har mulighet til å prøve Leads Escalation System før du inngår en avtale med oss. Vi kan raskt og enkelt sette opp en demoløsning spesielt for deg. Kontakter du oss i dag, er demoen din som regel klar neste virkedag.

Demo kan bestilles her.

Kontakt oss